De 7 principes, thema's en processen van PRINCE2

Posted on Friday, 6th August 2021 14:01. Submitted by ILX Marketing Team
Updated on Friday, 6th August 2021 14:34

PRINCE2 is een methodiek voor projectmanagement in zevens. De principes, thema's en processen volgen allemaal dit model. Hieronder splitsen we ze een voor een op en bespreken we hoe ze zich tot elkaar verhouden.

De 7 principes

PRINCE2 ontleent zijn methoden aan 7 kernprincipes. Samen bieden deze principes een kader voor goede praktijken:

1. Voortgaande zakelijke rechtvaardiging

Een project moet zakelijk verantwoord zijn. Er moet een duidelijk investeringsrendement zijn en de inzet van tijd en middelen moet gerechtvaardigd zijn.

2. Leren van ervaringen

Projectteams moeten leren van ervaringen uit eerdere projecten. Voor dit doeleinde wordt een leerpuntenlogboek bijgehouden.

3. Rollen en verantwoordelijkheden definiëren

Iedereen die bij een project is betrokken, moet weten wat zij doen en wat anderen doen. Dit houdt ook in dat iedereen weet wie de besluitvormers zijn.

4. Managen per fase

Moeilijke taken kunnen beter in beheersbare brokken of managementfasen worden opgedeeld.

5. Manage by Exception

Een project dat goed draait heeft niet veel tussenkomst van managers nodig. De stuurgroep wordt alleen geïnformeerd als er een probleem is of zou kunnen zijn.

6. Productgerichte aanpak

Iedereen moet van tevoren weten wat er van het product wordt verwacht. Productvereisten bepalen de werkactiviteit, en niet andersom.

7. Afstemmen op de omgeving

PRINCE2 kan worden opgeschaald en aangepast. Projecten die PRINCE2 aanpassen aan hun behoeften hebben meer kans van slagen dan projecten die PRINCE2 dogmatisch gebruiken.

De 7 thema's

Thema's bieden inzicht in hoe het project moet worden beheerd. Ze kunnen worden gezien als kennisgebieden, of hoe principes in de praktijk worden gebracht. Ze worden aan het begin van het project opgezet en vervolgens continue in de gaten gehouden. Projecten blijven op schema als deze thema's voortdurend aan de orde worden gestelds:

1. Business case

Gerelateerd aan het principe 'voortgaande zakelijke rechtvaardiging'. Dit thema biedt de kennis waaruit blijkt of een project de moeite waard en haalbaar is.

2. Organisatie

Gerelateerd aan het principe 'rollen en verantwoordelijkheden definiëren'. Het organisatiethema vereist dat projectmanagers de rollen en verantwoordelijkheden van iedereen hebben vastgelegd.

3. Kwaliteit

Gerelateerd aan het principe 'productgerichte aanpak'. Kwaliteit kan een abstract concept zijn, dus het definiëren van de kwaliteit aan het begin van een project is essentieel om het werk op het goede spoor te houden.

4. Plannen

Een plan beschrijft hoe doelen worden bereikt. Het richt zich op de producten, tijdsbestek, kosten, kwaliteit en baten.

5. Risico

Het doel van dit thema is om onzekere gebeurtenissen tijdens een project te herkennen, te beoordelen en te beheersen. Deze worden vastgelegd in een risicologboek. Negatieve risico's worden bedreigingen genoemd en positieve risico‘s worden kansen genoemd.

6. Verandering

Dit thema gaat over het omgaan met verzoeken om verandering en problemen die zich tijdens het project voordoen. Het idee is niet om veranderingen te voorkomen, maar om hier overeenstemming over te krijgen voordat ze worden uitgevoerd.

7. Vooruitgang

Vooruitgang gaat over het volgen van het project. Dit stelt projectmanagers in staat om te controleren en te bepalen waar ze zich ten opzichte van het plan bevinden. Projecten kunnen zonder dit, of een van de andere thema's, van de rails raken. Maar door een project niet te volgen, bent u zich misschien niet eens bewust dat het gebeurt.

De 7 processen

De PRINCE2-methode verdeelt ook de werking van een project in 7 processen. Elk proces wordt gecontroleerd door de projectmanager en goedgekeurd door de stuurgroep. Hieronder vindt u een uitsplitsing van elke fase:

1. Opstarten van een project (SU, Start Up)

Maak een projectmandaat waarin logistieke vragen over het project worden beantwoord. Het legt uit wat het doel van het project is, wie het zal uitvoeren en hoe het wordt uitgevoerd.

Een projectvoorstel is afgeleid van het mandaat, het lessenlogboek en discussies met mensen die bij het project betrokken zijn.

Er wordt een team toegewezen en, met het projectvoorstel, moeten zij over alle informatie beschikken die nodig is voor het volgende proces.

2. Initiëren van een project (IP, Initiating Project)

Deze fase gaat over het realiseren van wat er moet gebeuren om het project te voltooien. De projectmanager schetst hoe de volgende prestatiedoelstellingen worden beheerd:

Tijd

Prijs

Kwaliteit

Scope

Baten

Risico

3. Sturen van een project (DP, Directing Project)

Dit is een continu proces dat het hele project voortduurt. De stuurgroep beheert deze activiteiten:

Initiatie

Faseovergangen

Ad hoc sturing

Projectafsluiting

4. Beheersen van een fase (CS, Controlling Stage)

Projectmanagers autoriseren werkpakketten, waardoor het project wordt opgedeeld in beheersbare activiteiten. Deze worden toegewezen aan teams en hun managers. De projectmanager heeft dan deze taken:

Toezicht houden op en rapporteren over de voortgang van het werkpakket

Ingrijpen om problemen te corrigeren

De teammanager heeft deze taken:

Dagelijkse werkzaamheden coördineren

Communiceren tussen teamleden en de projectmanager

5. Managen productoplevering (MP, Managing Product delivery)

Op deze manier wordt de communicatie tussen de teammanager en projectmanager gecontroleerd. MP bestaat uit deze activiteiten:

Werkpakket aannemen

Werkpakket uitvoeren

Werkpakket opleveren

6. Faseovergangen managen (SB, Stage Boundaries)

Projectmanagers en de stuurgroep beoordelen elke fase. De stuurgroep beslist of het project wordt voorgezet. De projectmanager bespreekt met het team hoe de geleerde lessen worden vastgelegd voor de volgende fase. SB bestaat uit deze activiteiten: