PRINCE2-processen

Sturen van een project

Sturen van een project loopt van het opstarten tot de afsluiting van een project. Naar dit proces wordt gestreefd in de stuurgroep. De stuurgroep managet en monitort via rapporten en beheersinstrumenten door een aantal beslissingspunten.

De belangrijkste processen voor de stuurgroep vallen uiteen in 4 hoofdgebieden:

Initiatie (het project op de goede manier starten)
Faseovergangen (toezegging van meer capaciteit na het controleren van de resultaten tot nu toe)
Ad hoc sturing (voortgang monitoren, advies en sturing bieden, reageren op uitzonderingssituaties)
Projectafsluiting (het projectresultaat bevestigen en beheerste afsluiting).
Dit proces dekt niet de dagelijkse activiteiten van de projectmanager.

Opstarten van een project

Dit is het eerste proces bij PRINCE2. Het is een pre-projectproces, ontworpen om ervoor te zorgen dat de randvoorwaarden voor de initiatie van het project aanwezig zijn.
Het proces gaat uit van het bestaan van een projectmandaat dat op hoog niveau definieert wat de reden voor het project is en welk resultaat er verwacht wordt. Het opstarten van een project zou heel kort moeten zijn.

Het werk van de processen is gebouwd rond de productie van de drie elementen:

Ervoor zorgen dat de benodigde informatie voor het projectteam beschikbaar is
Het ontwerpen en toewijzen van het projectmanagementteam
Het maken van het faseplan voor de initiatiefase.

Initiëren van een project

De doelen van het initiëren van een project zijn:

Overeenkomen of er wel of niet voldoende rechtvaardiging is om verder te gaan met het project
Een stabiele managementbasis om op verder te gaan tot stand te brengen
Documenteren en bevestigen dat er een acceptabele business case bestaat voor het project
Zorgen voor een stevig en geaccepteerd fundament voor het project voordat het werk begint
Instemmen met het toekennen van capaciteit voor de eerste fase van het project
De stuurgroep in staat stellen en aanmoedigen om eigenaarschap van het project te nemen
Het fundament voor de besluitvormingsprocessen bieden die nodig zijn gedurende de looptijd van het project
Ervoor zorgen dat de investering van tijd en moeite die nodig is voor het project wijselijk gebeurt, rekening houdend met de risico’s van het project.

Faseovergangen managen

Dit proces voorziet de stuurgroep van belangrijke beslissingspunten over het wel of niet doorgaan met het project.

De doelen van het proces zijn:

De stuurgroep verzekeren dat alle op te leveren producten in het huidige faseplan zijn voltooid zoals gedefinieerd
De informatie leveren die de stuurgroep nodig heeft om de voortdurende haalbaarheid van het project te beoordelen
De informatie leveren die de stuurgroep nodig heeft om de afronding van de huidige fase goed te keuren en de start van de volgende fasen te autoriseren, samen met het toegewezen tolerantieniveau
Maatregelen of lessen vastleggen die in latere fasen van dit project en/of andere projecten kunnen helpen.

Beheersen van een fase

Dit proces beschrijft het monitoren en beheersactiviteiten van de projectmanager die erbij betrokken is om ervoor te zorgen dat een fase op koers blijft en reageert op onverwachte gebeurtenissen. Het proces vormt de kern van de inspanning van de projectmanager in het project, en is het proces dat het dagelijkse management van het project behandelt.

Tijdens een fase is er een cyclus die bestaat uit:

Autorisatie van het werk dat gedaan moet worden
Het verzamelen van informatie over dat werk
Het kijken naar veranderingen
Het evalueren van de situatie
Het rapporteren
Het nemen van noodzakelijke, corrigerende maatregelen.

Dit proces dekt alle activiteiten, samen met het voortgaande werk van risicomanagement en veranderbeheer.

Managen productoplevering

Het doel van dit proces is ervoor te zorgen dat geplande producten worden gecreëerd en opgeleverd door:

Ervoor te zorgen dat het werk aan producten die aan het team zijn toegewezen effectief wordt geautoriseerd en vastgesteld Accepteren en controleren van werkpakketten
Ervoor te zorgen dat werk voldoet aan de vereisten van interfaces zoals bepaald in het werkpakket
Ervoor te zorgen dat het werk gedaan wordt
Regelmatig voortgang en prognoses van het werk te beoordelen
Ervoor te zorgen dat afgeronde producten voldoen aan de kwaliteitscriteria
Goedkeuring voor de afgeronde producten te krijgen.

Afsluiten van een project

Het doel van dit proces is om een beheerste afsluiting van het project uit te voeren. Dit project dekt het werk van de projectmanager om het project af te ronden, aan het einde of bij een vroegtijdige afsluiting. Het grootste deel van het werk is het voorbereiden van input voor de stuurgroep om hun goedkeuring voor het afsluiten van het project te krijgen.

De doelen van het afsluiten van een project zijn daarom:

Controleren in welke mate er is voldaan aan de doelen die in de projectinitiatiedocumentatie (PID) uiteengezet zijn
Bevestigen in welke mate de projectinitiatiedocumentatie (PID) vervuld is en of de klant tevreden is met het opgeleverde product
Formele acceptatie van de opgeleverde producten verkrijgen
Verzekeren in welke mate alle verwachte producten zijn opgeleverd aan en aangenomen door de klant
Bevestigen dat er afspraken met beheer en onderhoud zijn (indien van toepassing)
Aanbevelingen doen voor vervolgacties
Leerpunten uit het project vastleggen en het leerpuntenrapport afronden
Een projecteindrapport voorbereiden
De hostorganisatie op de hoogte brengen van het voornemen om de projectorganisatie en -capaciteit op te heffen.

Planning

PRINCE2 raadt drie niveaus van plannen aan om de behoeften van de verschillende managementniveaus in het project, de fase en het team te reflecteren.

Planning is een terugkerend proces en de activiteiten zijn inbegrepen in de zeven hoofdprocessen van PRINCE2, zoals gepast. Informatie over plannen en hoe te plannen kunnen worden gevonden in de sectie Thema plannen van de PRINCE2-handleiding.

De activiteiten van planning zijn:

Het plan ontwerpen
De producten definiëren en analyseren
De activiteiten en afhankelijkheden definiëren
Schattingen voorbereiden
Tijdsschema voorbereiden
De risico’s analyseren
Het plan documenteren

PRINCE2 gebruikt een techniek die bekend staat als ‘productgerichte planning’, die vraagt om 4 activiteiten:

Het schrijven van de projectproductbeschrijving
Het maken van de productdecompositiestructuur maken
Het schrijven van de productbeschrijvingen
Het maken van het productstroomschema

Deze vier activiteiten worden uitgevoerd binnen de activiteit ‘producten definiëren en analyseren’ hierboven.