PRINCE2-methodiek

PRINCE2 - een gestructureerde methodiek voor Projectmanagement

PRINCE2 (PRojects IN Controlled Environments) is een methode op procesbasis voor effectief projectmanagement. PRINCE2 is een de facto standaard die door de Britse overheid wordt gebruikt en veel in de private sector in het VK en internationaal wordt gebruikt.

Voordat we het over PRINCE2 specifiek gaan hebben zijn dit enkele algemene punten over projectmanagement. Die zouden moeten helpen alles in de context te plaatsen.

Wanneer we iets willen doen, iets willen bouwen, iets willen bereiken of ergens heen willen, moeten we een paar vragen beantwoorden:

• Wat proberen we te doen?
• Wanneer beginnen we?
• Wat hebben we nodig?
• Kunnen we het alleen doen of hebben we hulp nodig?
• Hoe lang duurt het?
• Hoeveel kost het?

it zijn de gebruikelijke vragen aan het begin van elk project, en de antwoorden zijn de bouwstenen van projectmanagement. Zij definiëren wat we willen doen en wat de beste manier is om het te doen.

Gestructureerd projectmanagement verdeelt het project in vastgestelde stappen om het logisch en georganiseerd te maken. PRINCE2 is de schriftelijke omschrijving van deze benadering.

We weten uit ervaring dat ongeorganiseerde, slecht beheerste projecten meestal desastreus fout gaan. London Ambulance en Channel Tunnel ervoeren publiekelijk falen van het systeem en enorme budgetoverschrijdingen. Gestructureerd projectmanagement bestaat om zulke rampen te voorkomen.

Het PRINCE2-raamwerk stelt dat projecten het volgende moeten hebben:

• Een georganiseerde en beheerste start, d.w.z. plannen en organiseren voordat men erin springt.
• Een georganiseerde en beheerste uitvoering, d.w.z. projecten georganiseerd en gecontroleerd houden.
• Een georganiseerde en beheerste afsluiting, d.w.z. wanneer u hebt wat u wilt en het project afgerond is, de losse eindjes aan elkaar knopen.

Om te omschrijven wat een project moet doen en wanneer, heeft PRINCE2 een serie processen. Deze behandelen alle activiteiten die nodig zijn voor een project, van het opstarten tot het afsluiten.

PRINCE2 rollen in projectmanagement

Projectmanager

De projectmanager neemt de verantwoordelijkheid voor het organiseren en controleren.

De projectmanager selecteert mensen om het projectwerk te doen en zorgt ervoor dat het op de juiste manier en op tijd wordt gedaan.

De projectmanager stelt de projectplannen op die beschrijven wat het projectteam gaat doen en wanneer zij verwachten klaar te zijn.

Klant, gebruiker en leverancier

De klant of opdrachtgever betaalt voor het project.

De gebruiker is de persoon die het resultaat van het project gaat gebruiken, of die beïnvloed wordt door het resultaat van een project.

Bij sommige projecten kan de klant en de gebruiker dezelfde persoon zijn. De leverancier of specialist levert de benodigde expertise voor het projectwerk (d.w.z. het ontwerpen en bouwen van het resultaat).

Zij hebben allemaal organisatie en coördinatie nodig zodat het project het gewenste resultaat oplevert; op tijd, binnen budget en met kwaliteit.

Stuurgroep

Elk PRINCE2-project heeft een stuurgroep. Die bestaat uit de klant (of leidinggevende), iemand die de kant van de gebruiker vertegenwoordigt, en iemand die de inbreng van de leverancier of specialist vertegenwoordigt.

Bij PRINCE2 zijn zij respectievelijk de klant, seniorgebruiker en de seniorleverancier.

De projectmanager rapporteert op regelmatige basis aan de stuurgroep. De stuurgroep wordt geïnformeerd over de voortgang en te verwachte problemen.

De stuurgroep voorziet de projectmanager van noodzakelijke beslissingen. Zij bepalen hoe het project verder gaat en lossen de problemen op.

PRINCE2 projectmanagementtechnieken

Projectborging

Projectborging biedt een onafhankelijke kijk op de voortgang van het project. Bij PRINCE2 zijn er drie perspectieven op borging: bedrijf, gebruiker en specialist. Elk perspectief reflecteert de belangen van de drie leden van de stuurgroep.

Projectborging vanuit bedrijfsperspectief is het controleren of het project haalbaar blijft wat betreft kosten en baten. Projectborging vanuit gebruikersperspectief is controleren of er wordt voldaan aan de vereisten van de gebruikers. Projectborging vanuit specialistisch of technisch perspectief zorgt ervoor dat het project een passende oplossing oplevert.

Op sommige projecten wordt de borging gedaan door een toegewezen projectborgingsteam. Zo niet, dan kunnen individuele leden van de stuurgroep de projectborgingstaak uitvoeren.

Projectondersteuning

Bij de meeste projecten is er veel administratief werk nodig: iedereen op de hoogte houden, vergaderingen organiseren, plannen up-to-date houden,achter zaken aan gaan, dossiers bijhouden, etc. Projectmanagers doen dit werk vaak allemaal zelf, met name op kleinere projecten. Als er veel projecten tegelijk gaande zijn, kan er een projectondersteuningsbureau worden opgezet om wat werk over te nemen.

PRINCE2-bereik

Bij projecten zijn vandaag de dag vaak verschillende groepen mensen betrokken. Dat zijn de klant, één of meerdere leveranciers en natuurlijk de gebruiker. In projectmanagement betekent bereik het uitwerken van wat het project zou moeten bereiken en hoe men dit doet. Dat is niet altijd eenvoudig met al die verschillende groepen die betrokken zijn.

PRINCE2 biedt een gemeenschappelijke taal voor al die betrokken partijen. Het samenbrengen van klanten en leveranciers gaat vaak gepaard met contracten en contractmanagement. Deze aspecten gaan buiten PRINCE2 om. De methode erkent echter de noodzaak van controle en breekpunten in een project. Hiermee kunnen projecten slagen in een contractueel raamwerk.

Beheersen van een verandering

PRINCE2 doet meer dan het beschrijven welke verschillende mensen bij een project betrokken zijn en waar ze verantwoordelijk voor zijn. De methode legt ook uit hoe u risico’s en kwaliteit kunt beheren en hoe u veranderingen in een project kunt beheersen. Risicomanagement gaat over het uitzoeken van wat er mis zou kunnen gaan en plannen wat u moet doen als het mis gaat. Kwaliteitsmanagement is het controleren van de kwaliteit van het werk dat in het project wordt gedaan. Dit gebeurt of door het te testen of door het werk op een andere manier te beoordelen.

Er zijn altijd veranderingen gedurende de looptijd van een project. Mensen veranderen van gedachten en er gebeuren andere dingen die invloed hebben op wat het project doet. PRINCE2 heeft een techniek om de impact van veranderingen te beheersen. Dit is om te voorkomen dat het project de verkeerde richting op gaat. PRINCE2 Agile gaat zelfs verder. Het integreert methodieken die projecten flexibeler en responsiever maken.

Dus PRINCE2 is een methode voor het managen van projecten. Het helpt u om uit te zoeken wie u erbij moet betrekken en wat hun verantwoordelijkheden zijn. Het geeft u een reeks processen om door te werken en het legt uit welke informatie u gaandeweg moet verzamelen. Maar PRINCE2 neemt u niet het werk uit handen. Het kan niet garanderen dat uw projecten succesvol zullen zijn. Goede projecten, die kwalitatieve resultaten opleveren, op tijd en binnen budget, hangen af van de kwaliteit van de betrokken mensen. Dit omvat iedereen van stuurgroep tot aan individuele teamleden.

Na het lezen van deze korte introductie op PRINCE2 is de volgende stap om een cursus te gaan volgen en meer te weten te komen!