PRINCE2 Casestudie - Pensioenbeschermingsfonds

Holistische best practice

Het pensioenbeschermingsfonds (The Fund) is een ‘zelfstandig publiek orgaan’ (opgericht onder de Pensions Act 2004) die operationeel werd op 6 April 2005.

Vanaf de start was het duidelijk dat het fonds snel moest ontwikkelen om te voldoen aan de verplichtingen van de verordening. De zorg over zo’n enorme hoeveelheid fundamentele verandering tegelijkertijd, in een organisatie waar eventuele controle-instrumenten zelf zich nog in een beginstadium bevonden, veroorzaakte een zoektocht naar een geschikte "best practice" voor het managen en inzetten van verandering.

Een korte definitieoefening concludeerde dat er een oplossing nodig was die voldeed aan de volgende criteria:

• Afgerond binnen 6 maanden
• In overeenstemming met de ‘best practice’ van de Cabinet Office – Managing Successful Programmes (MSP) en Managing Successful Projects with PRINCE2 (PRINCE2)
• Organisatorische strategie, nauw verbonden met daadwerkelijke oplevering
• Een ‘management by exception’ beheerskader, geen ‘proceskeurslijf’
• Integreren in de ontwikkelende processen van het fonds, in plaats van deze te overlappen
• Geen risico op het vertragen van bestaande lopende projecten.

In november 2005 ging het ‘Project and Programme Capability Project’ van start met de volgende doelstellingen:

• Het ontwikkelingen en implementeren van adequate principes en processen, congruent met de bestaande processen en cultuur van de organisatie, om een compleet en coherent end-to-end-sturing voor programma’s en projecten en leveringscapaciteit te beïnvloeden om de realisatie van de geplande en ontwikkelende strategische doelstellingen van de organisatie mogelijk te maken. Algehele oplossing om te voldoen aan de vereisten van Project Management Maturity Model (niveau drie) en PRINCE2 Maturity Model (niveau drie)
• Om bestaand personeel zich te laten ontwikkelen, zodat zij effectief kunnen werken met de nieuwe processen en zodat zij kunnen bijdragen aan de voortdurende ontwikkeling en verbetering van de mogelijkheden na verloop van tijd. Personeelsontwikkelingsplannen met betrekking tot de nieuwe werkwijzen om te voldoen aan Portfolio, Programma and Project Management Maturity Model (niveau drie) en PRINCE2 Maturity Model (niveau drie)
• Om een programmamanagementbureau (PMO) te ontwikkelen en te implementeren, dat in staat is om:
  • "Een toegankelijke bron van advies en praktische ondersteuning van projectmedewerkers" te bieden
  • "Relevante, tijdige en nauwkeurige informatie" te bieden en te rapporteren aan de hand van alle programma’s en projecten van de organisatie
  • Te zorgen voor naleving door programma- en projectprocessen alsmede door een consequente benadering
  • De ontwikkeling, effectiviteit en efficiëntie van de voortdurende capaciteit sturen en bevorderen.

Het project werd opgeleverd als een PRINCE2-project met vijf fasen:

• Onderzoek – bestaande werkwijzen en cultuur
• Ontwikkeling – organisatorische processen en sturing / beoordeling van individuele vaardigheden en trainingsplannen
• Training – op maat gemaakte training van de methode voor projectmanagers, programmamanagers, project- en programmateams en project- en programmasturing
• Transitie – beginnen met overstappen van oude manieren van werken naar nieuwe manieren
• Beoordeling – formele beoordeling van methode en het oorspronkelijke gebruik binnen de Pension Protection Fund.

De ontwikkelde oplossing was gebaseerd op de vereisten van niveau drie van het PRINCE2 Maturity Model (P2MM) en het Project Management Maturity Model (PMMM). Na de lancering in april 2006 verving het Portfolio, Programme and Project Management Maturity Model (P3M3) PMMM als de algemene maatstaf voor methodes en het werd succesvol gebruikt in de uiteindelijke beoordeling.