PRINCE2 Prozess

Leitung eines Projekts

Die Leitung eines Projekts umfasst die gesamte Zeitspanne von der Initiierung bis zum Abschluss. Dieser Prozess zielt auf den Projektausschuss ab. Der Projektausschuss verwaltet und überwacht mithilfe von Berichten und kontrolliert über eine Reihe von Entscheidungspunkten.

Die für den Projektausschuss zentralen Prozesse gliedern sich in vier Hauptbereiche:

• Initiation (das Projekt sinnvoll auf den Weg bringen)
• Grenzen abstecken (Bereitschaft, weitere Ressourcen zu ermöglichen, nach Prüfung des Zwischenergebnisses)
• Ad-hoc-Anweisungen (Prozessüberwachung, Erteilen von Ratschlägen und Anleitung, Reagieren auf Ausnahmesituationen)
• Projektabschluss (Bestätigung der Projektergebnisse und kontrollierter Abschluss)
• dieser Prozess umfasst nicht die alltäglichen Aufgaben des Projektmanagers

Initiierung eines Projektes

Dies ist der erste PRINCE2 Prozess. Ein Prozess im Vorfeld des Projekts, der gewährleisten soll, dass die Voraussetzungen für die Initiierung des Projekts erfüllt sind.

Der Prozess setzt die Existenz eines Projektauftrags voraus, der auf übergeordneter Ebene die Projektgründe und das erwünschte Ergebnis beschreibt. Der Prozess der Projektinitiierung sollte nicht lange dauern.

Hierbei stehen drei Elemente im Vordergrund:

• Gewährleisten, dass die für das Projektteam notwendigen Informationen bereitgestellt werden
• Erstellung und Berufung des Projektmanagement-Teams
• Erstellung des Initiationsstufenplans

Initiierung eines Projekts

Bei der Initiation eines Projekts geht es darum:

• sich darüber zu einigen, ob eine Weiterführung des Projekts gerechtfertigt ist
• eine stabile Managementgrundlage zu etablieren, auf deren Basis weitergearbeitet werden kann
• zu dokumentieren und bestätigen, dass es bei diesem Projekt einen akzeptablen Business Case gibt
• eine feste und akzeptierte Projektbasis zu gewährleisten, bevor die eigentliche Arbeit in Angriff genommen wird
• sich auf die Bereitstellung von Ressourcen für die erste Projektstufe zu einigen
• den Projektausschuss dazu in die Lage zu versetzen und ermutigen, die Eigentümerschaft für das Projekt zu übernehmen
• eine Grundlage für das Treffen von Entscheidungen zu ermöglichen, die im Projektverlauf anfallen werden
• zu gewährleisten, dass Zeit und Mühe, die für das Projekt benötigt werden, auf kluge Weise investiert werden, unter Berücksichtigung der Projektrisiken

Grenzen abstecken

Bei diesem Prozess soll der Projektausschuss wichtige Entscheidungspunkte erhalten bezüglich der Frage, ob ein Projekt weitergeführt werden soll, oder nicht.

Die Prozessziele lauten:

• dem Projektausschuss versichern, dass alle im aktuellen Stufenplan geplanten Arbeitsergebnisse definiert wurden
• dem Projektausschuss die Informationen bereitstellen, welche benötigt werden zur Einschätzung der kontinuierlichen Tragfähigkeit des Projekts
• dem Projektausschuss die Informationen bereitstellen, welche benötigt werden zur Anerkennung des Abschlusses der aktuellen Stufe und zur Autorisierung des Beginns der nächsten Stufe, gemeinsam mit deren delegierter Toleranzstufe
• Aufzeichnung jeglicher Maßnahmen oder Erkenntnisse, die bei späteren Projektstufen und/oder weiteren Projekten behilflich sein könnten

Kontrolle einer Stufe

Dieser Prozess beschreibt die Überwachungs- und Kontrollaktivitäten des Projektmanagers, der gewährleisten muss, dass eine Stufe auf Kurs bleibt, und der auf unerwartete Ereignisse reagieren muss. Dieser Prozess bildet den Kern des Engagements des Projektmanagers, denn hierbei geht es um das alltägliche Projektmanagement.

Im Laufe einer Stufe gibt es einen Kreislauf, der aus folgenden Elementen besteht:

• Autorisierung von zu erledigender Arbeit
• Zusammentragen von Informationen zum Fortschritt dieser Arbeit
• Änderungen im Blick behalten
• Situationsanalyse
• Berichterstattung
• Ergreifen notwendiger Korrekturmaßnahmen

Dieser Prozess umfasst all diese Aktivitäten, hinzu kommen das fortwährende Risikomanagement und die Kontrolle von Änderungen.

Management der Produktlieferung

Ziel dieses Prozesses ist zu gewährleisten, dass geplante Produkte erzeugt und geliefert werden, indem:

• sichergestellt wird, dass die dem Team zugeteilte Arbeit an Produkten auf effektive Weise autorisiert wurde und ihr durch die Akzeptanz und Prüfung der Arbeitspakete zugestimmt wurde
• gewährleistet wird, dass die Arbeit den Anforderungen von Schnittstellen entspricht, die im Arbeitspaket bestimmt wurden
• sichergestellt wird, dass die Arbeit verrichtet wird
• der Arbeitsfortschritt regelmäßig überprüft wird und Prognosen erstellt werden
• gewährleistet wird, dass die vollendeten Produkte den Qualitätskriterien entsprechen
• vollendete Produkte abgenommen werden

Abschluss eines Projekts

Der Zweck dieses Prozesses ist der kontrollierte Abschluss des Projekts. Der Prozess umfasst den Auftrag an den Projektmanager, das Projekt entweder am Ende unter Dach und Fach zu bringen, oder frühzeitig zu beenden. Die Arbeit besteht hauptsächlich darin, dem Projektausschuss ausreichend Informationen zu geben, um dessen Bestätigung zu erhalten, das Projekt abschließen zu dürfen.

Die Ziele des Projektabschlusses lauten deshalb:

• prüfen, in welchem Umfang die im Project Initiation Document (PID) formulierten Ziele oder Vorgaben erreicht wurden
• bestätigen, in wie weit das Project Initiation Document (PID) erfüllt wurde und wie sehr der Kunde mit den Ergebnissen zufrieden ist
• formelle Akzeptanz der Ergebnisse einholen
• rückversichern, in welchem Umfang alle erwarteten Produkte an den Kunden übergeben und von ihm akzeptiert wurden
• bestätigen, dass Wartungs- und Betriebsvereinbarungen bestehen (wo angemessen)
• Empfehlungen für das weitere Vorgehen geben
• Erkenntnisse, die aus dem Projekt gewonnen wurden, festhalten und den Lessons Learned Report erstellen
• einen Projektabschlussbericht vorbereiten
• die Gastorganisation über die Absicht in Kenntnis setzen, die Projektorganisation und -ressourcen aufzulösen

Planung

PRINCE2 empfiehlt der Planungsstufen, welche die verschiedenen Management-Ebenen für Projekt, Stufe und Team widerspiegeln.

Die Planung ist ein wiederkehrender Prozess und die entsprechenden Aktivitäten sind Teil der sieben PRINCE2 Hauptprozesse. Informationen zu Plänen und zu Planungsabläufen können im PRINCE2 Handbuch unter Plans Theme gefunden werden.

Die Planungsschritte sind:

• Erstellen des Plans
• Definition und Analyse des Produkts
• Ermittlung der Aktivitäten und Abhängigkeiten
• Erstellung von Schätzungen
• Erstellung des Zeitplans
• Risikoanalyse
• Dokumentation des Plans

Bei PRINCE2 wird eine Technik verwendet, die produktbasierte Planung genannt wird und vier Aktivitäten voraussetzt:

• Niederschrift der Produktbeschreibung des Projekts
• Erstellung des Projektstrukturplans
• Niederschrift der Produktbeschreibungen
• Erstellung des Produktflussdiagramms

Diese vier Aktivitäten sind Teil der oben aufgeführten Aktivität zur Definition und Analyse der Produkte.