PRINCE2 Methode

PRINCE2 – eine Methodik des strukturierten Projektmanagements

PRINCE2 (PRojects IN Controlled Environments) ist eine projektbasierte Methode für das effektive Projektmanagement. PRINCE2 ist ein von der britischen Regierung genutzter De-facto-Standard, der in Großbritannien und international auch im Privatsektor weit verbreitet ist. 

Bevor wir genauer auf PRINCE2 eingehen, bieten wir hier zunächst einmal einige generelle Informationen zum Projektmanagement. Sie sollen einen gewissen Zusammenhang ermöglichen.

Wann immer wir etwas tun, bauen oder erreichen möchten und wann immer wir irgendwo hin möchten, müssen wir zunächst ein paar Fragen beantworten:

• Was versuchen wir zu erreichen?
• Wann fangen wir damit an?
• Was benötigen wir?
• Schaffen wir das allein oder brauchen wir Hilfe?
• Wie lang wird es dauern?
• Was wird es kosten?

Dies sind die Fragen, die für gewöhnlich zu Beginn eines Projekts gestellt werden. Und die Antworten sind die Bausteine des Projektmanagements. Sie definieren, was wir tun wollen und die beste Methode dafür.

Strukturiertes Projektmanagement bedeutet, ein Projekt in definierte Schritte zu unterteilen und somit eine logische Organisation zu ermöglichen. PRINCE2 ist die niedergeschriebene Darstellung eines solchen Ansatzes.

Aus eigener Erfahrung wissen wir, dass unorganisierte, schlecht gesteuerte Projekte für gewöhnlich katastrophal enden. London Ambulance und Channel Tunnel hatten in aller Öffentlichkeit mit Systemausfällen und extremen Budgetüberschreitungen zu kämpfen. Zur Verhinderung solcher Katastrophen gibt es strukturierte Projektmanagement-Methoden.

Der PRINCE2 Kontrollrahmen besagt, dass ein Projekt:

• Einen organisierten und kontrollierten Start haben sollte, es sich also um keinen Sprung ins kalte Wasser handeln sollte
• Eine organisierte und kontrollierte Zwischenphase haben sollte, damit es nicht aus dem Ruder läuft
• Ein organisiertes und kontrolliertes Ende haben sollte, d.h., wenn das Ziel erreicht wurde und das Projekt beendet ist, sollten alle losen Enden miteinander verknüpft werden

Zur Beschreibung des inhaltlichen und zeitlichen Rahmens eines Projektes bietet PRINCE2 eine Reihe von Prozessen. Diese decken alle Projektaktivitäten ab, vom Start bis zum Abschluss.

PRINCE2 Projektmanagement-Funktionen

Projektmanager

Der Projektmanager übernimmt den Verantwortungsbereich der Organisation und Kontrolle.

Der Projektmanager wählt Mitarbeiter für die Projektarbeit aus und gewährleistet, dass alles ordnungsgemäß und fristgerecht ausgeführt wird.

Der Projektmanager erstellt Projektpläne, welche die Aufgaben des Projektteams beschreiben und Zeitfristen vorgeben.

Kunde, Nutzer, Anbieter

Der Kunde bzw. Vorstand bezahlt das Projekt.

Der Nutzer ist die Person, welche die Ergebnisse des Projekts nutzen wird oder welche vom Ergebnis des Projekts profitieren wird.

Bei einigen Projekten können Kunde und Nutzer deckungsgleich sein. Der Anbieter oder Spezialist bietet die für die Projektarbeit nötige Expertise (d. h. er sorgt für den Ertrag).

Alle Parteien müssen koordiniert und organisiert werden, damit das Projekt frist- und qualitätsgerecht das benötigte Ergebnis liefert, ohne das Budget zu überschreiten.

Projektausschuss

Jedes PRINCE2 Projekt benötigt einen Projektausschuss. Er setzt sich zusammen aus dem Kunden (oder Vorstand), jemandem, der die andere Seite repräsentiert und jemanden, der den Anbieter oder Spezialisten repräsentiert.

Bei PRINCE2 handelt es sich hier um den Kunden, einen Anwender in Leitungsposition und einen Anbieter in Leitungsposition.

Der Projektmanager erstattet dem Projektausschuss regelmäßig Rapport. Der Ausschuss wird bezüglich Fortschritt und vorhersehbaren Problemen in Kenntnis gesetzt.

Der Projektausschuss liefert dem Projektmanager eine Reihe wichtiger Entscheidungen. Er entscheidet, wie das Projekt weitergeführt wird und auf welche Weise Probleme überwunden werden.

PRINCE2 Projektmanagement-Techniken

Projektabsicherung

Projektabsicherung bietet einen unabhängigen Blickwinkel hinsichtlich des Projektfortschritts. Bei PRINCE2 gibt es drei Blickwinkel zur Absicherung: Geschäft, Nutzer und Spezialist. Jeder Blickwinkel spiegelt das Interesse eines der drei Projektausschussmitglieder wider.

Geschäftliche Absicherung bezieht sich auf die Prüfung, dass das Projekt in puncto Kosten und Nutzen tragfähig bleibt. Nutzerabsicherung bezieht sich darauf, dass den Anforderungen des Nutzers entsprochen wird. Die Absicherung durch Fachleute oder technische Sicherheit gewährleistet, dass das Projekt eine passende Lösung liefert.

Bei machen Projekten erfolgt die Absicherung durch ein ausgewiesenes Projektabsicherungsteam. Ansonsten können auch einzelne Mitglieder des Projektausschusses diese Absicherungsaufgabe übernehmen.

Projektunterstützung

Bei den meisten Projekten fallen jede Menge organisatorische Aufgaben an: alle auf dem Laufenden halten, Meetings arrangieren, Pläne aktualisieren, dringende Aufgaben erledigen, Dokumentieren usw. Projektmanager erledigen all diese Arbeit oftmals im Alleingang, gerade bei kleineren Projekten. Falls viele Projekte gleichzeitig laufen, kann auch ein Project Support Office eingerichtet werden, das Teile der Arbeit übernimmt.

PRINCE2 Umfang

Heutzutage sind bei Projekten oft verschiedene Personengruppen involviert. Darunter fallen der Kunde, ein oder mehrere Anbieter und natürlich der Nutzer. Umfang steht im Projektmanagement für das, was das Projekt leisten sollte und auf welche Weise dies geschehen sollte. Bei all den unterschiedlichen involvierten Gruppen ist dies nicht immer leicht zu definieren.

PRINCE2 ermöglicht eine gemeinsame Sprache für alle Interessensgruppen. Wenn Kunden und Anbieter zusammengebracht werden sollen, sind generell Verträge und Vertragsmanagement erforderlich. Diese Aspekte sind nicht Teil von PRINCE2. Allerdings erkennt die Methode an, dass ein Projekt Kontrollen und Haltepunkte benötigt. Nur so können Projekte innerhalb eines vertraglichen Rahmens zum Erfolg geführt werden.

Kontrolle von Änderungen

PRINCE2 beschreibt nicht nur die verschiedenen Personen, die in einem Projekt involviert sind, und wofür sie verantwortlich sind. Die Methode beschreibt auch, wie man Risiken und Qualität managt und wie man bei einem Projekt Änderungen unter Kontrolle behält. Beim Risikomanagement geht es darum, herauszuarbeiten, was falsch laufen könnte, und für den Ernstfall vorzusorgen. Beim Qualitätsmanagement geht es darum, die für ein Projekt geleistete Arbeit zu überprüfen. Entweder durch Tests oder durch eine anderweitige Prüfung der Arbeit.

Während der Dauer eines Projektes gibt es immer Änderungen. Menschen ändern ihre Meinung und andere Dinge geschehen, die den Projektverlauf ändern. PRINCE2 bietet Techniken, mit denen die Auswirkungen von Änderungen kontrolliert werden können. So soll verhindert werden, dass das Projekt eine falsche Richtung einschlägt. PRINCE2 Agile geht sogar noch weiter. Es integriert Methoden, die Projekte noch flexibler und zugänglicher machen.

PRINCE2 ist also eine Methode für das Projektmanagement. Sie hilft Ihnen dabei herauszuarbeiten, wer involviert werden sollte und welche Verantwortlichkeiten diese Personen übernehmen. Sie bietet Ihnen eine Prozessfolge, an der Sie sich bei der Arbeit orientieren können, und erklärt, welche Informationen Sie auf dem Weg zusammentragen sollten. PRINCE2 übernimmt jedoch nicht die Arbeit für Sie. Es bietet keine Garantie für erfolgreiche Projekte. Gute Projekte mit hochwertigen Ergebnissen und die weder zeitliche noch finanzielle Budgets sprengen, sind abhängig von den involvierten Menschen. Dies beinhaltet alle – vom Projektausschuss bis zum einzelnen Teammitglied.

Nach dem Durchlesen dieser PRINCE2 Kurzeinführung wäre der nächste Schritt, einen Schulungskurs zu absolvieren und mehr herauszufinden!