University of Western Australia: Project Management & Cultural Change.

Das Projektmanagement in der Bibliothek der University of Western Australia war in der Vergangenheit mangelhaft. Mit einigen Ausnahmen wurden Projekte schlecht bemessen – sie verfolgten keine klaren Ziele, wurden nur stoßweise bearbeitet und einige wurden niemals zu Ende gebracht.

Es kam vor, dass ein Projekt eine Stufe erreicht hatte, bei der eine Implementierung fällig gewesen wäre, jedoch keine verfügbaren Ressourcen dafür bereitstanden. Bei Abschluss gab es noch immer lose Enden und der Transfer eines Projekt in die Praxis fand ohne Planung und auf die Schnelle statt. Auch die Rückmeldung war schlecht, weshalb Projektmanager oftmals nicht über den Stand eines Projekts Bescheid wussten. Im Jahr 2005 implementierte die Bibliothek die Projektmanagement-Methode PRINCE2; die Mitarbeiter wurden darin geschult und die Nutzung wurde obligatorisch.

Das Ergebnis war eine Offenbarung. Business Cases wurden geschrieben und es wurden komplexe und einfache Projekte definiert, geplant und implementiert. Die Projekte wurde mit Mitarbeitern aus verschiedenen Bereichen der Bibliothek besetzt, viele Kollegen arbeiteten erstmals miteinander und es kam zu einer unerwarteten Veränderung der Arbeitskultur. 
Diese Veränderung kam nicht allein. Ein Bibliotheksprogramm – „Transforming the Organisation“ – sollte eingeführt werden und innerhalb der Bibliothek gab es jede Menge Wirbel um Begrifflichkeiten wie „verhärtete Strukturen aufbrechen“, „Vertrauen aufbauen“, „Flexibilität fördern“ und „Führungspotential auf allen Ebenen entwickeln“. Die Vorteile von PRINCE2 für die Unternehmenskultur wurden also auf der Stelle offensichtlich.

Mithilfe einer Umfrage wurden das Verständnis von PRINCE2 und die Haltung der Mitarbeiter der Methode gegenüber gemessen. Bei der Analyse bezog man auch Daten der Betriebsplanung und von Projektunterlagen der Bibliothek mit ein.

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