Fallstudie – Stadtverwaltung von Chester

PRINCE2 und MSP im Einsatz in einer lokalen Behörde

Im Jahr 2004 initiierte die Stadtverwaltung von Chester ein Projekt zur Etablierung eines verwaltungsübergreifenden Projektmanagements. Aufgrund seiner wachsenden Beliebtheit im öffentlichen Sektor war PRINCE2 die erste Wahl, doch wichtige Entscheidungsträger hatten Zweifel und man nahm an, dass PRINCE2 für die Stadtverwaltung zu bürokratisch sein könnte. Die Stadtverwaltung erkannte, dass es sich bei dem Beweis der Funktionstüchtigkeit eines PRINCE2-Ansatzes um ein eigenes Projekt handeln würde.

Im September 2004 gab Chester der ILX Group den Auftrag, die Stadt dabei zu unterstützen, PRINCE2 in die Praxis umzusetzen.
Der erste Baustein war ein Basisevent, bei dem Vertreter aller städtischen Geschäftsleitungen die Sprache und Prinzipien der Methode kennenlernen sollten.

Beim nächsten Baustein handelte es sich um einen Workshop, welcher der Entmystifizierung von PRINCE2 dienen sollte, und bei dem eine Methode entwickelt wurde,

• Die leicht zu verstehen (eine Seite für die gesamte Methode) und
• Leicht anzuwenden (Integration bereits vorhandener Dokumente wie z. B. Akten in den Prozess) sein sollte.

Die Ergebnisse dieses Workshops werden im unteren Schaubild dargestellt:

Außerdem ging der Workshop auf den Bedarf Chesters nach einer Produktbeschreibung ein, bei der das Prinzip der produktbasierten Planung zum Kern des Ansatzes wird und neue Projekte einen Workshop zur Projektdefinition durchlaufen. Anfänglich wurden diese von der ILX Group geliefert, doch sehr schnell entwickelte die Stadtverwaltung ihre eigenen Materialien und Prozesse zur Durchführung von Workshops.

Beim nächsten Produkt handelte es sich um ein maßgeschneidertes Schulungspaket. Die Mitarbeiter durchlaufen einen Blended-Learning-Ansatz: Sie nutzen die Online-Lernmaterialien der ILX Group, nehmen dann an einem Vertiefungsworkshop teil (geleitet von einem internen Mitarbeiter) und absolvieren schließlich die Foundation-Prüfung (unter Aufsicht desselben internen Mitarbeiters). Indem diese Arbeit selbst übernommen wird, kommt Chester auf eine großartige Erfolgsquote bei der Foundation-Prüfung – und das bei einem Bruchteil der Kosten, die bei konventionelleren Vorgehensweisen anfallen würden.

Nach der Einführung folgte ein eintägiger Workshop, bei dem gezeigt wurde, wie PRINCE2 innerhalb der Stadtverwaltung eingesetzt werden sollte. Die Practitioner-Qualifikation steht in Chester bezüglich PRINCE2 noch nicht so sehr im Fokus.

Beim Übergang zum neuen Projektmanagement-Ansatz kristallisierte sich als einer der ersten Lernpunkte heraus, dass die Aufrechterhaltung einer klaren Verbindung zwischen Projektaktivität und Unternehmensstrategie von Bedeutung ist. MSP wurde zur logischen Erweiterung von PRINCE2; im März 2005 hielt die ILX Group dann eine Präsentation für Vorstandsvorsitzende und Direktoren, bei der die Lücke zwischen strategischen Zielen und Projektabwicklung geschlossen wurde.

Bei einem weiteren Workshop im September 2005 wurde dieser Ansatz verfeinert und in eine Methode verwandelt, die seither grundlegender Bestandteil der Arbeitspraxis ist. Im März 2006 veröffentlichte die Verwaltung ihren Unternehmensplan – eine strategische Fünfjahresvision, bei der alle Aktivitäten der Verwaltung in sechs zentrale Programme unterteilt werden. Die Verwaltung befasst sich aktuell mit der Definition der Programme, mit denen ihre strategischen Ziele in die Tat umgesetzt werden sollen. Dieser Prozess führte zu einer Überarbeitung und Neubewertung bestehender sowie dem Start neuer Projekte. Erwartungen zufolge werden sie in die entsprechenden Programme verlagert, und all jene Projekte, die keinen Beitrag zu den definierten strategischen Zielen leisten, werden gestoppt.

Das Projekt zur Vorstellung des Projektmanagements wurde formal eingestellt und die Schulungsergebnisse aus Projekt- und Programmmanagement wurden in das Management-Entwicklungsprogramm der Stadtverwaltung integriert. Der gemeinsam von der Stadt Chester und der ILX Group entwickelte Ansatz wurde in das Capacity Building Programme von ODPM integriert, als Beispiel für bewährte Praktiken lokaler Behörden.