Effektives Stakeholder-Management: Einbindung und Kommunikation mit Schlüsselakteuren

Laut Team Stage geben 50 % der Menschen an, dass die Einbindung von Stakeholdern der wertvollste Prozess im Projektmanagement ist. Ein effektives Stakeholder-Management ist entscheidend, um sicherzustellen, dass ein Projekt den Bedürfnissen und Erwartungen der Stakeholder entspricht, Widerstände minimiert und die Erfolgschancen erhöht.

Stakeholder-Management vs. Stakeholder-Engagement

Die Begriffe Stakeholder-Management und Stakeholder-Engagement werden oft synonym verwendet, bezeichnen jedoch unterschiedliche Konzepte.

Stakeholder-Management ist der umfassendere Prozess, der die systematische Identifikation, Analyse, Planung und Umsetzung von Maßnahmen zur Einbindung von Stakeholdern umfasst. Stakeholder-Engagement hingegen beschreibt den Prozess, Stakeholder aktiv in Projekte einzubeziehen – durch Kommunikation und den Aufbau starker Beziehungen.

Die Stakeholder-Einbindung ist ein zentraler Bestandteil des Stakeholder-Managements.

Die Bedeutung eines effektiven Stakeholder-Managements

Ein effektives Stakeholder-Management spielt eine entscheidende Rolle, um ein Projekt im Budget-, Zeit- und Umfangsrahmen abzuschließen. Es gibt mehrere Gründe, warum Stakeholder-Management eine wichtige Fähigkeit ist, darunter:

• Aufbau langfristiger Beziehungen, die zu zukünftigen Kooperationen führen können
• Verbesserung der Entscheidungsfindung
• Sicherstellung, dass Projekte mit den Erwartungen der Stakeholder übereinstimmen
• Gewährleistung des Projekterfolgs, Erreichung der Ziele und Verbesserung der Ergebnisse
• Verbesserung der Risikoerkennung und -minderung
• Steigerung der Kommunikation, um Vertrauen und Zusammenarbeit zu fördern
• Optimierung der Ressourcenzuweisung
• Und vieles mehr!

Schritte für ein erfolgreiches Stakeholder-Management

Projektziele festlegen

Berücksichtigen Sie die übergeordneten Projektziele: Was möchten Sie erreichen? Sobald diese Ziele festgelegt sind, ist es wichtig, über die Auswirkungen nachzudenken, die Stakeholder auf diese Ziele haben könnten. Wie groß ist der Einfluss ihrer Beiträge auf die Wahrscheinlichkeit des Projekterfolgs?

Stakeholder identifizieren und kartieren

Erstellen Sie eine vollständige Liste der Stakeholder, die an Ihrem Projekt beteiligt sind, und stellen Sie sicher, dass Sie alle berücksichtigen, mit denen Sie wahrscheinlich während des gesamten Projekts umgehen oder interagieren müssen. Sobald Sie diese Liste haben, kartieren Sie alle Personen in Gruppen basierend auf ihrem Interesse und Einfluss. Dies ermöglicht es Ihnen, Ihre Schlüsselakteure zu identifizieren.

Strategie entwickeln

Nutzen Sie die Erkenntnisse aus den vorherigen beiden Schritten und überlegen Sie, wie Sie am besten an jeden Stakeholder herantreten können. Berücksichtigen Sie deren bevorzugten Kommunikationsstil und wie Sie diesen effektiv managen können. Erstellen Sie anschließend eine Strategie, die den Plan für die Stakeholdereinbindung umreißt, einschließlich: Wer die Beziehungen managen wird, in welchen Phasen Sie Fortschrittsupdates bereitstellen und welche Stakeholder in den Entscheidungsprozess einbezogen werden.

Ressourcen und Verantwortlichkeiten zuweisen

Welche Ressourcen stehen Ihnen für das Stakeholder-Management zur Verfügung? Identifizieren Sie die Mitglieder Ihres Teams, die für die Stakeholdereinbindung verantwortlich sein werden, und kommunizieren Sie die Strategie an sie.

Regelmäßige Kommunikation aufrechterhalten und Beziehungen pflegen

Die Pflege von Beziehungen zu Ihren Stakeholdern während des gesamten Projektverlaufs ist entscheidend, damit sie sich einbezogen und engagiert fühlen. Auch wenn es Zeit braucht, diese Beziehungen aufzubauen, wird sich der Aufwand lohnen, wenn Sie die Vorteile davon ernten können.

Überwachen und Berichten

Erstellen Sie einen Prozess zur Überwachung und Berichterstattung über Interaktionen mit Stakeholdern, insbesondere in Situationen, in denen Konflikte bewältigt wurden. Diese Informationen sind äußerst wertvoll, um am Ende des Projekts Lehren daraus zu ziehen.

Verbesserung Ihrer Stakeholder-Management-Fähigkeiten mit PRINCE2®

Eine Zertifizierung wie PRINCE2® kann Ihnen einen strukturierten Ansatz für das Stakeholder-Management bieten.

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