In dem Bestreben, Projekte schnell und effektiv durchzuführen, kann eine Sache übersehen werden: die Berichterstattung über die Projektleistung. Wenn alles in einem Projekt schnell geht, kann es passieren, dass man sich die Zeit nimmt, einen Schritt zurückzutreten und die Leistung zu analysieren oder innezuhalten, um zu reflektieren, und sich weniger wichtig fühlt, als zu handeln.Doch ganz gleich, ob Sie ein kleines Team durch eine bescheidene Initiative oder eine große Organisation durch ein komplexes Projekt leiten, es ist unerlässlich, sich Zeit für die Überwachung und Bewertung der Projektleistung zu nehmen, um sicherzustellen, dass Sie Ihre Ziele erreichen und alle Risiken oder Herausforderungen erkennen, die sich ergeben könnten.
Was sind die verschiedenen Arten von Projektleistungsberichten?
Das Berichtswesen liefert wichtige Momentaufnahmen eines Projekts und stellt sicher, dass das Team und die relevanten Interessengruppen über die Informationen verfügen, die sie benötigen, um Entscheidungen zu treffen, den Nutzen nachzuweisen und das Projekt weiterhin in die richtige Richtung zu lenken.
Einige der wichtigsten Leistungsberichte, die Sie verwenden sollten, sind:
Statusberichte
Statusberichte informieren regelmäßig über den Fortschritt des Projekts. Sie enthalten in der Regel Informationen über abgeschlossene Aufgaben, anstehende Aufgaben, aktuelle Probleme und Änderungen im Zeitplan oder Budget. Statusberichte sind unverzichtbar, um die Beteiligten regelmäßig über den Stand des Projekts und die aktuellen Entwicklungen zu informieren.
Wie man misst: Verfolgen Sie die Erledigungsrate von Aufgaben, die Erreichung von Meilensteinen und den Status von Projektergebnissen.
Fortschrittsberichte
Fortschrittsberichte bieten einen detaillierteren Einblick in die Fortschritte des Projekts auf dem Weg zu seinen Zielen. In diesen Berichten wird der geplante Fortschritt (laut Projektplan) mit dem tatsächlichen Fortschritt verglichen. Sie können detaillierte Analysen der erledigten Aufgaben, der Qualität der Arbeit und eventueller Abweichungen vom Plan enthalten.
Wie man misst: Verwenden Sie eine Projektmanagement-Software, um den Fortschritt der Aufgaben anhand des Projektzeitplans zu verfolgen. Messen Sie den Prozentsatz der abgeschlossenen Arbeiten und vergleichen Sie ihn mit dem Projektzeitplan, um Verzögerungen oder Fortschritte zu ermitteln.
Meilenstein-Berichte
Meilensteinberichte konzentrieren sich auf wichtige Punkte innerhalb des Projektzeitplans, bewerten, ob diese Meilensteine erreicht wurden und analysieren ihre Auswirkungen auf das Gesamtprojekt. Diese Berichte sind nützlich, um die kritischen Phasen des Projekts zu verfolgen und Entscheidungen für die nachfolgenden Phasen zu treffen.
Wie man misst: Definieren Sie klare Kriterien dafür, was das Erreichen eines Meilensteins ausmacht. Messen Sie dies, indem Sie diese Kriterien abhaken, sobald sie erfüllt sind. Der Zeitplan für die Fertigstellung eines Meilensteins im Vergleich zum Projektzeitplan ist ebenfalls eine wichtige Messgröße.
Abweichungsberichte
Abweichungsberichte analysieren die Unterschiede zwischen geplanter und tatsächlicher Leistung, einschließlich Budget-, Termin- und Umfangsabweichungen. Diese Berichte sind wichtig, um zu verstehen, warum Abweichungen aufgetreten sind, und um Korrekturmaßnahmen zu ergreifen, um das Projekt wieder auf Kurs zu bringen.
Messung: Messen Sie die Kostenabweichung, indem Sie die budgetierten Kosten der geleisteten Arbeit (BCWP) von den tatsächlichen Kosten der geleisteten Arbeit (ACWP) abziehen. Eine positive Zahl bedeutet, dass das Budget unterschritten wurde, während eine negative Zahl eine Überschreitung des Budgets anzeigt.
Berichterstattung über den erzielten Wert und die Projektresultate
Earned Value Management (EVM)-Berichte bieten einen umfassenden Überblick über die Projektleistung und prognostizieren die künftige Projektleistung auf der Grundlage aktueller Trends. Sie kombinieren Termin-, Kosten- und Umfangsleistung, um einen integrierten Überblick über den Zustand des Projekts zu geben. Zu den wichtigsten Kennzahlen gehören der Cost Performance Index (CPI) und der Schedule Performance Index (SPI).
Wie man misst:
- Erreichter Wert (EV): Der budgetierte Betrag für die bis zum Berichtsdatum abgeschlossene Arbeit
- Kosten-Leistungs-Index (CPI): Gemessen durch Division von EV durch die tatsächlichen Kosten der geleisteten Arbeit (ACWP). Ein CPI größer als 1 bedeutet, dass das Budget unterschritten wurde.
- Zeitplan-Leistungsindex (SPI): Wird berechnet, indem EV durch die geplanten Kosten der geplanten Arbeit (BCWS) dividiert wird. Ein SPI größer als 1 bedeutet, dass man dem Zeitplan voraus ist.
Berichterstattung der Ressourcennutzung
Diese Berichte geben Aufschluss darüber, wie die Ressourcen innerhalb des Projekts genutzt werden. Sie können dazu beitragen, Bereiche zu ermitteln, in denen Ressourcen zu viel oder zu wenig genutzt werden, was eine bessere Planung und Zuweisung von Ressourcen ermöglicht, um die Effizienz zu maximieren.
Messung: Verfolgen Sie die Anzahl der für jede Ressource geplanten Arbeitsstunden im Vergleich zu den tatsächlich geleisteten Stunden. Die Auslastungsrate kann als die tatsächlich geleisteten Stunden geteilt durch die verfügbaren Stunden berechnet und als Prozentsatz ausgedrückt werden.
Risikoberichte
Risikoberichte konzentrieren sich auf die Identifizierung, Analyse und Überwachung von Projektrisiken. Sie beschreiben die aktuellen Risiken, ihre Auswirkungen auf das Projekt und die Maßnahmen, die zu ihrer Minderung ergriffen wurden. Eine regelmäßige Risikoberichterstattung ist für ein proaktives Projektmanagement unerlässlich.
Messung: Verwenden Sie ein Risikoregister, um den Status jedes Risikos zu verfolgen und zu aktualisieren, einschließlich der Wahrscheinlichkeit, der Auswirkungen und der Effektivität der Abhilfestrategien. Die Risiken können mit einem Punktesystem (z. B. 1 bis 5) für Wahrscheinlichkeit und Auswirkungen quantitativ bewertet werden.
Berichterstattung ‘Lessons Learned’
Lessons Learned-Berichte werden nach einem Projekt oder in wichtigen Phasen eines Projekts erstellt, um zu dokumentieren, was erfolgreich war und was verbessert werden konnte. Diese Erkenntnisse sind von unschätzbarem Wert für die Verbesserung von Prozessen und Ergebnissen in zukünftigen Projekten.
Wie man misst: Dies ist hauptsächlich qualitativ und beinhaltet das Sammeln von Feedback von Projektteammitgliedern, Interessengruppen und Kunden. Umfragen, Interviews und Workshops können genutzt werden, um Erkenntnisse darüber zu gewinnen, was gut funktioniert hat und was nicht. Quantitative Daten wie Projektzeitpläne, Budgetabweichungen und Qualitätskennzahlen können ebenfalls Aufschluss über die gewonnenen Erkenntnisse geben.
Top-Tipps für Projektüberwachung und Berichterstattung
Wie gezeigt, gibt es viele verschiedene Arten von Berichten, die Sie bei der Überwachung der Projektleistung verwenden können, aber wie können Sie den größten Nutzen aus diesen Berichten ziehen?
Legen Sie wichtige Leistungsindikatoren (KPIs) fest: Der erste Schritt in jeder Mess- und Berichterstattungsstrategie besteht darin, klare, messbare Ziele festzulegen. Diese sollten mit den übergeordneten Zielen der Organisation übereinstimmen und spezifisch, erreichbar, relevant und zeitgebunden (SMART) sein. Zu den gängigen KPIs gehören der Prozentsatz der Projektfertigstellung, die Budgetabweichung, die Kapitalrendite (ROI) und die Zufriedenheit der Interessengruppen.
Implementierung effektiver Tools und Techniken: Es stehen verschiedene Software und Methoden zur Verfügung, die von traditionellen Gantt-Diagrammen und Earned-Value-Management-Systemen (EVM) bis hin zu moderner Projektmanagement-Software wie Asana, Trello und Microsoft Project reichen. Diese Tools erleichtern nicht nur die Echtzeitverfolgung von KPIs, sondern ermöglichen auch die Aggregation von Daten für Trendanalysen und Zukunftsprognosen
Maßgeschneidert für Ihr Publikum: Bei der Berichterstattung geht es nicht nur um die Präsentation von Daten, sondern auch darum, die Geschichte Ihres Projekts so zu erzählen, dass sie bei Ihrer Zielgruppe ankommt. Verstehen Sie, welche Informationen Ihre Stakeholder benötigen – seien es Teammitglieder, Führungskräfte oder Kunden – und passen Sie Ihre Berichte entsprechend an. Visuelle Diagramme, Grafiken und Dashboards können komplexe Informationen einfach und überzeugend vermitteln. Denken Sie daran, dass das Ziel der Berichterstattung nicht nur darin besteht, zu informieren, sondern auch, zu begeistern und zu überzeugen.
Regelmäßige Überprüfungen: Effektive Messungen und Berichte sind keine einmaligen Aufgaben, sondern müssen regelmäßig überprüft und angepasst werden. Planen Sie regelmäßige Überprüfungssitzungen mit den wichtigsten Stakeholdern, um den Projektfortschritt, die Herausforderungen und Chancen zu besprechen.
Nutzung der Technologie: Projektmanagement-Software kann die Datenerfassung und -analyse automatisieren und so in Echtzeit Einblicke in die Projektleistung geben. Fortgeschrittene Analysen und KI können Muster erkennen und potenzielle Probleme vorhersagen, bevor sie entstehen, was ein proaktives Projektmanagement ermöglicht.
Überwachung der Projektleistung als Priorität
Die Leistungsmessung und -berichterstattung spielt für den Erfolg eines jeden Projekts eine entscheidende Rolle. Denken Sie daran, dass das Ziel nicht nur darin besteht, Projekte abzuschließen, sondern sie so abzuschließen, dass sie für Ihr Unternehmen und seine Stakeholder einen Mehrwert darstellen, und eine effektive Berichterstattung ist dafür unerlässlich.
Lernen Sie mit einer PRINCE2®-Zertifizierung bewährte Verfahren für die Berichterstattung über die Projektleistung kennen. Sehen Sie sich unsere Auswahl an Schulungskursen an.